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El servicio de recogida se contrata por comodidad, pero se justifica por el papel. Si mañana viene una inspección o una auditoría ambiental, lo que van a pedirte no es el camión: son los documentos. Conviene saber cuáles tienes que tener antes de necesitarlos.
Para qué sirve realmente esta documentación
Cumple tres funciones a la vez, y por eso merece la pena archivarla bien:
- Acredita que entregaste el residuo a alguien habilitado para recibirlo.
- Deja rastro de qué se llevaron, cuánto y cuándo, que es lo que permite reconstruir la trazabilidad.
- Alimenta tus obligaciones de reporte y tus certificaciones ambientales.
Los documentos que intervienen
La estructura habitual del sector incluye un acuerdo previo entre productor y gestor, un documento que acompaña al traslado del residuo y un justificante o certificado posterior que acredita su correcta gestión.
¿Qué debe aparecer en ellos?
Sea cual sea el formato, revisa que no falte nada de esto:
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Identificación del productor | Tu empresa, con su denominación y su identificación ambiental si la tiene |
| Identificación del gestor | Razón social y número de inscripción en el registro |
| Código LER | En el caso de palets y embalajes de madera, el 15 01 03 |
| Cantidad | Peso o volumen retirado en esa operación |
| Fecha | Cuándo se produjo la retirada |
| Destino y operación | A qué instalación va y qué tratamiento recibe |
Si un documento no lleva el código LER o no identifica al gestor con su número de inscripción, no te sirve de mucho llegado el momento.
Cuánto tiempo hay que conservarla
Los plazos de conservación están fijados por la normativa de residuos y conviene no ajustarlos al mínimo: una auditoría de certificación puede pedirte histórico de varios ejercicios.
Un consejo práctico: guarda los justificantes en digital y organizados por año y por código LER, no en la carpeta de albaranes. Cuando llegue la auditoría, la diferencia entre tener eso montado y no tenerlo son varios días de trabajo.
El dato que casi nadie pide y luego hace falta
Los kilos. Si tu empresa elabora memoria ambiental, informe de sostenibilidad o reporta indicadores de economía circular, vas a necesitar el volumen de residuo retirado y valorizado en el ejercicio. Es mucho más fácil pedir ese dato en cada recogida que reconstruirlo en diciembre.
